Как сложные экономические теории помогают приобрести суперспособности?

Time-ManagementМы живем в мире, в котором все изменяется с бешеной скоростью. Минуты, часы, сутки бегут быстрее, чем мы успеваем за ними следить. Новое ежедневно приходит на смену старому, а мы вынуждены выдерживать этот темп, хотим мы того или нет. Случается ли с Вами так, что Вы не успеваете сделать все, что так для Вас важно? Бывают ли у Вас случаи, когда дел так много, что и не понятно, за что хвататься в первую очередь?

Наверное, аврал ― это слово, знакомое многим людям. Именно поэтому сегодня мы поговорим про то, как эффективно и правильно распределять свое время, чтобы его хватало и на работу, и на близких, и на Ваши увлечения. Проще говоря, обсуждать будем тайм-менеджмент.

В частности, сегодня Вы узнаете, что такое принцип Парето и матрица тайм-менеджмента и как они помогают успевать все, что вы хотели бы успеть.

За информацией мы обратились к доктору Келлу Трэмейн и его статье «Apply the Pareto Principle and Boost Effectiveness», а также статье «The Time Management Matrix». И вот что получилось. Давайте начнем!

Что же такое тайм-менеджмент?

В дословном переводе с английского time management ― это управление временем. Конечно, ни один человек на планете не может управлять временем в прямом понимании этого слова. Мы не можем отматывать события назад, замораживать момент или внезапно переместиться в будущее. Хотя никто бы не отказался от такой суперспособности, неправда ли? Это могло бы решить все наши проблемы! Но все это только в мечтах.

Отправиться назад в будущее на машине времени — бесценно. Для всего остального есть тайм-менеджмент! Источник фото

А что мы имеем в реальности? Ежедневно у нас есть куча запланированных дел, и нам нужно решать, какие мы сделаем сию же минуту, а какие придется отложить «на потом». Причем важно не просто закончить, но и чтобы наша деятельность принесла как можно больше пользы. Иными словами, нам нельзя забывать про продуктивность. Ведь процесс и результат ― это совершенно разные вещи. А много трудится — отнюдь не значит много успеть. Так как же найти свой идеальный баланс во времени? Как эффективно работать, качественно и вовремя выполняя поставленные задачи, и при этом не забывать о личной жизни? Как ни странно, на эти вопросы помог ответить экономист Вильфредо Парето и его закон.

Принцип Парето

Вильфредо Парето ― итальянский экономист и социолог, живший в 19 веке. Он разработал эмпирическое правило, которое в наиболее понятной формулировке звучит так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Парето заметил, что 80% процентов богатства принадлежит 20% итальянцев. Но обобщить это правило удалось и на многие другие сферы нашей жизни. Например:

  • 20% фильмов приносят 80% прибыли
  • 20% работников приносят 80% результата
  • 20% клиентов приносят 80% доходов
  • 20% аварий происходит в 80% городов
  • 20% от прочитанных книг принесли 80% знаний

Но как же этот закон можно применить к нам и использованию нашего времени? Довольно просто: только 20% выполняемых Вами задач дают 80% результата. Составьте список из 10 задач на день, взгляните на него. Вполне очевидно, что 2 самые первые задачи смогут дать на выходе 80% полезного результата. То есть в первую очередь важно отделить несколько наиболее важных действий от множества других.

Графически Принцип Парето выглядит так:

Источник фото

Итак, мы предлагаем Вам три ключевые мысли для использования Принципа Парето (или как его еще называют ― принцип 20\80), которые помогут повысить эффективность Ваших действий и принести максимум результата.

  1. Определите наиболее важное

    В современном мире информационных перегрузок и режима реального времени совершенно обычным кажется столкнуться с десятком задач, требующих Вашего немедленного внимания. И поэтому очень важно иметь ориентир, по которому все самое важное для Вас помещается в фокус Ваших мыслей.

    Вашим ориентиром, компасом, должны стать цели, которые Вы себе поставите на ближайший день, неделю, месяц, год. На работе это может быть цель получить повышение, в личной жизни, например, организовать отпуск для всей семьи.

    Правило 20\80 по сути является приоритетной системой. Любая входящая информация или просьба о вашем времени должна пройти оценку на соответствие с Вашими целями. Как только получаете совпадение, смело заносите задание в список приоритетных.

  2. Для расстановки приоритетов используйте принцип Парето

    Составьте список дел, которые Вам необходимо выполнить в течение недели. Напротив каждого поставьте букву A, B или С.

    • A — самые важные дела (их должно быть не более 20% от всех дел)
    • B — дела с меньшей важностью (их должно быть большинство-60%)
    • C — наименее важные дела( оставшиеся 20%)

    Также напротив первоочередных дел (наши приносящие наибольшую эффективность 20%) необходимо написать время, в которое нужно уложиться при их выполнении.

  3. Отделяйте ваши приоритетные дела от множества других

    Для всего списка А нужно выделить в течение недели не только временной интервал, но и четкий момент их выполнения. Определите дату и время сразу, чтобы не было желания отложить все на потом. Для этого заносите все первоочередные дела в органайзер или планировщик. Можно использовать как бумажный, так и электронный вариант.

Что еще нужно учитывать

Вы должны четко осознавать, когда наступает и заканчивается Ваше удачное рабочее время. В идеале нужно синхронизировать его с Вашими жизненными циклами. У некоторых людей пик мозговой и физической активности приходится на раннее утро, у других энтузиазм появляется только после обеда, у третьи и вовсе активны лишь поздним вечером или даже ночью.

Как только определите для себя часы активности ― смело записывайте туда свои самые важные планы и задачи. Если Ваше рабочее время ― вечер, то не торопитесь выполнять дела из списка A в первую очередь с утра. Оставьте свое наименее продуктивное время для списков B и C.

И не стоит забывать о том, что вокруг есть другие люди. Не обязательно все делать самому. Ведь есть ситуации и проблемы, в которых Вам могут помочь более опытные и компетентные друзья и коллеги. Просто нужно попросить. Это бывает гораздо эффективнее, чем безуспешно пытаться делать все самому. Установка на результат, а не на самостоятельное решение всех на свете неурядиц.

Матрица тайм-менеджмента

Изобретателем идеи этого инструмента управления временем был не кто иной, как Дуайт Дэвид Эйзенхауэр ― американский государственный и военный деятель, генерал армии и 34-й президент США.

Основная цель матрицы тайм-менеджмента (или матрицы Эйзенхауэра) состоит в том, чтобы помочь Вам определить, на что Вы тратите свое время. Это отличное средство пожжет Вам правильно расставить приоритеты, понять, на какие из Ваших дел стоит обращать внимание прямо сейчас, а на какие нет.

Суть данной идеи состоит в том, чтобы распределить все свое время в 4 сектора матрицы тайм-менеджмента. Давайте рассмотрим поподробнее, как устроена данная матрица. Как уже было сказано, она состоит из 4х квадрантов: важные и срочные дела, важные, но не срочные дела, неважные, но срочные дела, неважные и несрочные дела.

Источник фото

Размеры квадрантов Вы должны определять самостоятельно, в зависимости от количества дел. А теперь обсудим, как правильно заполнять данную матрицу.

Квадрант «Важные и срочные дела»

В него следует заносить дела, которые нужно выполнить без отлагательств. У хорошо организованного человека этот квадрант всегда должен оставаться пустым. Потому что много записей в нем означают ситуацию аврала, что крайне плохо, если Вы пытаетесь стать продуктивным человеком. Стрессовые ситуации редко приводят к хорошим результатам, поэтому чтобы избежать этого, следует выполнять задания из остальных квадрантов всегда вовремя.

Какие дела относятся к квадранту «Важные и срочные»

  • Все, что связано с Вашим здоровьем или здоровьем Ваших близких (внеплановый поход к доктору, например)
  • Внезапно возникшие задачи по проекту, срок сдачи которого вот-вот наступит
  • Проблемы, отсутствие внимания к которым может привести к большим неприятностям

Квадрант «Важные, но не срочные дела»

Этот квадрант, пожалуй, является самым важным. В нем должны находиться именно те задачи, которые принесут максимум результата. Поэтому необходимо отнестись к этому списку с особым вниманием, как это делают все успешные люди.

Статус «несрочное» у дела означает, что у Вас есть прекрасная возможность разобраться во всех мелочах не спеша, найти оптимальный способ его выполнения и, соответственно, получить наиболее хороший и ценный результат.Очень важно установить адекватные сроки на выполнение дел из этого квадранта. Иначе вы рискуете увидеть, как дела отсюда быстро убегают в сторону сектора «Важное и срочное».

Какие дела относятся к квадранту «Важное, но не срочное»

  • Работа, которую Вам необходимо выполнять планово
  • Уход за своим телом и здоровьем
  • Полезные хобби, помогающие Вам в самосовершенствовании (различные курсы, обучающие семинары, изучение иностранных языков)
  • Планирование и оценка полученных результатов

Квадрант «Неважные, но срочные дела»

В этом квадранте могут находиться дела, которые надо выполнить срочно, но при этом они не приближают Вас к достижению Ваших основных целей. Часто бывают ситуации, когда задачи нам навязывают, а мы силу обстоятельств не имеем возможности отказаться от их выполнения.Например, сюда можно занести вызов сантехника, если у Вас внезапно прорвалась труба или неожиданное совещание, которое Вам по большому счету и не нужно, но отказаться от участия в нем нельзя.

Очень важно отличать дела из этого квадранта от дел из сектора «Важное и срочное». Задание из этого списка лучше всего по возможности поручить Вашим подчиненным или друзьям, чтобы не отвлекаться от достижения поставленных целей.

Квадрант «Неважные и несрочные дела»

Это, как правило, те дела, которые особой пользы и результата не приносят. Но и отказываться от них совсем не хочется. Что же мы заносим в последний квадрант?

  • Классические убийцы времени: кино, сериалы, социальные сети
  • Личные разговоры и встречи
  • Развлекательные мероприятия

Довольно очевидно, что выкидывать все это из своей жизни неправильно. Но главное, чтобы дела из этого квадранта не мешали Вам выполнению дел из остальных.

Как только Вы научитесь правильно использовать эти инструменты тайм-менеджмента, Вы заметите, что стали больше успевать и работать с большей эффективностью.

На сегодня все. Берегите и цените Ваше время!


Источник заглавной картинки — dedvasil.ru


Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s